A produtividade e a inovação são temas constantemente
relacionados com o sucesso, seja pessoal, seja corporativo, seja
até em âmbitos globais. Afinal o que difere o posicionamento das
nações é sua capacidade de gerar riqueza e bem estar para a
população, refletindo assim na capacidade produtiva de cada um e na
qualidade de vida decorrente.
Por exemplo, alguns analistas como Robert Atkinson, presidente
da Fundação para Inovação e Tecnologia da Informação (ITIF, na
sigla em inglês), um 'think tank' focado em políticas globais de
inovação sediado em Washington, afirmam que a baixa
produtividade é a raiz da maioria dos problemas que temos por aqui.
Em entrevista exclusiva ao Valor, o especialista diz que é
a baixa capacidade de gerar mais produto com a mesma quantidade de
capital e trabalho que impede que a economia brasileira cresça a um
ritmo que surpreenderia muitos economistas locais. "O Brasil
poderia crescer algo entre 6% e 8% ao ano, acredito totalmente
nisso", diz ele.
Para alcançar tal crescimento, no entanto, ainda há muito a ser
feito por aqui. Estudo comparativo conduzido por Atkinson mostra
que, entre 2005 e 2011, a produtividade da economia respondeu por
74% da expansão do Produto Interno Bruto (PIB) dos EUA. Entre as
nações de média e baixa renda, a produtividade respondeu por nada
menos do que 84% da alta do PIB, enquanto, no Brasil, apenas 28% do
crescimento veio do aumento da produtividade no período.
Para Atkinson, um dos grandes erros dos países em busca de maior
produtividade é querer alcançá-la atraindo, por exemplo, um
fabricante de computadores ou uma indústria farmacêutica. A
realidade, diz ele, é que esse tipo de iniciativa pode até ajudar,
na medida em que desloca a força de trabalho de indústrias de baixa
para alta produtividade, mas está longe de ser suficiente. A
questão, diz, é que políticas efetivas de inovação não dependem
apenas do desenvolvimento de produtos de alta tecnologia, mas do
aumento de produtividade global da economia.
"A renda per capita americana é quatro vezes a brasileira, e a
razão disso não é porque temos a [empresa de tecnologia] Intel. O
fato é que a produtividade da economia americana é extremamente
alta", diz Atkinson.
Quando ele fala de inovação devemos nos ater o que é realmente
inovar:
* Inovação é
relacionada a algo novo para a empresa, mesmo que já exista em
outras empresas ou que utilize conhecimentos técnicos já dominados
e difundidos em outros lugares;
* Pode ser a recombinação de tecnologias ou
conceitos, ou um novo olhar para algo que já exista no
mercado;
* "Inovação é um termo econômico e social", dizia
Peter Drucker, famoso consultor, analista e escritor. "Seu critério
não se baseia na ciência ou na tecnologia, mas nas mudanças no
ambiente econômico e social, e no comportamento das pessoas como
consumidores ou produtores".
Assim, para sermos realmente produtivos devemos de certo modo
"inovar" a partir da busca de nossa produtividade pessoal e tentar
ampliar este habito para os grupos os quais participamos ou nos
relacionamos. Isto pode ser através da maneira como nos
comunicamos, onde devemos procurar ser concisos e objetivos,
formulando questões dentro de um contexto definido, como também
procurar um ambiente propicio ao dialogo criativo estimulando novas
ideias e novas abordagens, criando desta forma um ambiente para por
em prática novos modelos mentais, na medida que buscamos novas
respostas para problemas antigos.
Logo, a produtividade no trabalho é um foco comum a todos os
profissionais que tenham a melhoria constante e a inovação como uma
meta. Frequentemente para alinhar com as pessoas ou o grupo temos
que participar ou conduzir reuniões. Então como sermos mais
produtivos e inovativos quando nos reunimos?
Como tornar as reuniões mais produtivas e criativas e menos uma
perda de tempo? Para uma reunião se tornar produtiva é
necessário que ela seja útil e ao invés de produzir bocejos e
murmurações ela deve funcionar como uma ferramenta motivacional e
eficaz.
Antes de definir uma reunião ou até participar de uma é
necessário compreender os motivos pela qual ela é necessária e os
objetivos que temos em mente. Evidentemente, assuntos tratados
durante esse período devem procurar atender a todos os
participantes. Portanto, se você for o coordenador estabeleça o
objetivo e procure relacionar com indicadores que efetivamente
possam ser aferidos e procure obter consenso entre todos, pois é
natural aderimos a iniciativas com as quais concordamos. Como a
reunião pode contribuir para aumentar a produtividade no
trabalho?
Esteja convicto de que essa é a melhor maneira para se planejar
e decidir para atingir o que se tem como meta a alcançar.
Saiba discernir sobre a comunicação como um todo e use meios
como e-mail para situações simples, como a divulgação de
informações rotineiras. Todavia para incentivar um ambiente
produtivo e criativo, como a elaboração de
um brainstorming ou tomadas de decisões, invista em uma
reunião. Nesses casos é necessário que haja meios para uma grande
interação entre os participantes e até a afinidade de objetivos é
importante para que as contribuições sejam vantajosas. Outro
motivador importante para agendar uma reunião é quando existem
desafios e conflitos emocionais que envolvam todo o grupo, nesse
caso é melhor que haja uma manifestação coletiva sobre tais
assuntos e que ocorra através do diálogo entre todos.
Após a definição sobre o verdadeiro propósito da reunião, passe
para etapa seguinte, que também é essencial e está relacionada com
o desenvolvimento de temas decorrentes dos objetivos, que devem ser
esclarecedores e mensuráveis, pois estes vão conduzir todo o
trajeto abordado na reunião e contribuir para manter o foco.
Ao final, não esqueça que toda reunião deve gerar um plano de
ações, responsabilidades e prazos para serem cumpridos. Regras e
critérios normalmente são criados e devem ser registrados, bem como
associados aos processos envolvidos, contribuindo assim para
tratos/contratos e prevendo ações relativas à destratos.
Dicas iniciais para uma reunião produtiva
Tendo já os objetivos definidos e as metas a serem alcançadas,
crie e faça um instrumento de comunicação informando os verdadeiros
propósitos da reunião e não se esqueça de ser bem claro para com as
metas, bem como mostrar o quanto é necessário alcança-las. Comece
por:
* Elaborar uma
agenda com as datas previstas de reuniões;
* Estipular um período de tempo para participação
de todos;
* Divulgar a agenda com antecedência entre todos
os membros envolvidos;
* Atribuir funções e esclarecer a participação de
cada um;
* Fornecer informações detalhadas e definir o
contexto, pois em caso de tomadas de decisões isto é
fundamental;
* Buscar ampliar o conhecimento através de
pesquisas prévias e estudar os possíveis cenários e argumentações
com antecedência;
* Criar um roteiro onde haja espaço para que
todos possam participar;
* Manter o habito de passar a palavra para que
todos possam expor e tenham um tempo para falar de suas
dúvidas e inquietações;
* Procurar não encerrar a reunião antes de tentar
dirimir todas dúvidas que houveram e se não for possível criar uma
ação para tal;
* Fazer uma ata com os temas discutidos, os
acordos estabelecidos, os critérios adotados e as ações,
prazos e responsabilidades definidas;
* Estabelecer um prazo para divulgação da Ata já
antes mesmo do término da reunião;
Procurar salientar na comunicação quais foram os objetivos
estabelecidos e alcançados e quais foram as inovações e/ou aumento
de produtividade que o grupo envolvido conseguiu ao longo de um
período, se for o caso.
Caso tenha dificuldades em elaborar o relatório, veja algumas
dicas no seguinte link:
http://www.grupotreinar.com.br/blog/2013/7/4/10-passos-para-escrever-um-relat%C3%B3rio.aspx
Agora que você já fez a lição de casa sobre o básico em reuniões
é importante torná-las mais criativas, pois este
questionamento é muito adequado na medida em que um dos principais
fatores de desmotivação em reuniões que ocorrem com as
chamadas de "ordinárias", é a mesmice.
A maneira de condução deve estar associada com o contexto e com o
modelo mental predominante no grupo. Por exemplo, em uma reunião
use a técnica de levantamento de expectativas, em outra utilize a
técnica de definição de prioridades, em outra, trabalho em
subgrupos.
Sempre que possível utilize apresentações em power point, filmes
motivacionais, cases. Se for para "vender" algo, veja mais dicas no
seguinte link:
http://www.grupotreinar.com.br/blog/2012/8/6/como-obter-sucesso-em-apresenta%C3%A7%C3%B5es-de-vendas-%E2%80%93-primeira-parte.aspx
Caso você desejar aprimorar suas técnicas de apresentação e
oratória de uma forma geral temos conteúdos que poderão de
ajudar:
http://www.grupotreinar.com.br/treinamentos.aspx?a=2480
Se o objetivo for que as pessoas pensem, planejem, então
procure agendá-las pela manhã, já reuniões informativas podem ser à
tarde. Não esqueça de respeitar horários de almoço e de
saída.
Continuando, vai a seguir algumas dicas criativas:
* Use a técnica da
bolinha (só pode falar quem estiver com uma bola de tênis na mão);
faça uma vez ou outra reuniões pelo SKYPE, chat, ou outra forma de
comunicação virtual;
* Faça reuniões em pé às vezes (principalmente
quando for uma reunião informativa);
* Outras vezes é melhor fazer a reunião em um
ambiente fora da empresa (numa cafeteria, por exemplo);
* Outras situações talvez exijam informalidades e
a então faça reuniões na mesa do subordinado (ao invés da sua, cada
vez na mesa de um colaborador diferente).
Quem conduz reuniões deve ter o cuidado e a preocupação de
receber feedbacks, para se certificar de que elas
estão realmente contribuindo para melhorar a produtividade no
trabalho que sejam realmente eficazes como meio e instrumento de
planejamento.
O importante é procurar ser criativo e manter uma boa estrutura
com o planejamento em dia, desta forma será muito mais fácil
conseguir obter reuniões produtivas e evitar o desperdício de tempo
e de dinheiro!
Finalizando, se você tiver a missão de liderar tenha em mente
que sua atitude:
* Dá significado às
mudanças esperadas nas pessoas que estão contigo;
* Pode gerar orgulho, energia e um sentido de
realização para todos;
* Deve ser memorável, motivadora,
idealista;
* Deverá estar de acordo com a história, cultura
e valores da organização, do grupo ou da entidade;
* Deverá gerar inspiração, entusiasmo e
incentivar o compromisso;
* Irá nortear as atividades cotidianas;
* Servirá para orientar as ações que realmente
agreguem Valor no sentido mais amplo;
* Frequentemente fará uma ponte entre o presente
e o futuro;
* Principalmente - deve levar as
pessoas à Ação!
Fontes:
http://www.administradores.com.br/artigos/administracao-e-negocios/nao-e-facil-preparar-reunioes-criativas-e-envolventes-para-a-equipe-todos-os-meses-como-podemos-criar-e-inovar-em-nossas-reunioes-e-apresentacoes/31774/
http://www.insper.edu.br/noticias/baixa-produtividade-e-o-maior-obstaculo-ao-crescimento-brasileiro-afirma-analista/
